Připravujeme tábor

Harmonogram příprav

(aktualizováno 2022)

Také ti, kteří mají již s organizací táborů své zkušenosti, by měli věnovat pozornost osnově jednotlivých úkolů týkajících se organizace tábora. Je důležité během přípravy tábora pravidelně kontrolovat, jestli jsme na něco nezapomněli.

Termíny jsou orientační, pokud není uvedeno jinak, jsou odlišné dle organizace a jejích vnitřních směrnic, mohou být i další povinnosti, zejména u velkých organizací (YMCA – hlášení táborů (květen) a závěrečná zpráva (září)).

Následující harmonogram je orientační, uvažujeme, že připravovaný tábor proběhne v červenci. Pro tábory v srpnu je možné u některých věcí (hlášení apod.) měsíční zpoždění, je třeba si ale uvědomit, že pro mnoho lidí i podniků, rodičů a dětí je červenec „nepoužitelný měsíc“.

Postupujeme dle platných právních předpisů a dalších okolností, zejména:

• • Dle vyhlášky 106/2001 Sb. Ministerstva zdravotnictví ve znění pozdějších předpisů, podle zákona o ochraně veřejného zdraví 258/200 Sb. ve znění pozdějších předpisů (organizovaný pobyt 30 a více dětí ve věku do 15ti let po dobu delší než 5 dní)
  • Dle MŠMT - možnost čerpání dotace (pobyt na 7 až 21 dní)

Září/Říjen

V tomto měsíci by měl pořadatel tábora zvážit pořádání tábora v příštím roce, pokud bude žádat o dotaci MŠMT ČR. V tom případě je třeba záměr pořádat tábor zpracovat do projektu žádosti o dotace MŠMT ČR. Termín podání žádostí o dotace vyhlašuje MŠMT na svých internetových stránkách www.msmt.cz. Většinou to bývá na přelomu září a října.

 (Pro KČ YMCA: Přesná pravidla vyhlásí každoročně ústředí YMCA ČR dle aktuálních požadavků MŠMT ČR. Projekt se zpravidla odevzdává v polovině září na ústředí YMCA. Projekt musí obsahovat typ tábora, místo, termín počet účastníků, personální obsazení - hlavní vedoucí a zdravotník a jejich kvalifikace včetně potvrzení o absolvování „Školení hlavních vedoucích táborů“ - a orientační náklady tábora.)

Listopad

Pořadatel rozhodne o pořádání tábora. Musí rozhodnout o typu tábora (stanový, v budovách, putovní), místu, termínu, předpokládaném počtu účastníků a o vedení tábora tedy o osobách hlavního vedoucího, jeho zástupce, zdravotníka a hospodáře tábora.

(Pro KČ YMCA: Hlavní vedoucí táborů YMCA musí mít osvědčení hlavního vedoucího bez ohledu na to, zda tábor čerpá dotaci MŠMT ČR, či nikoliv.)

Vedení tábora se seznámí s ustanoveními zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a vyhlášce č. 106/2001 Sb., o hygienických požadavcích na zotavovací akce pro děti, a s dalšími obecně závaznými právními předpisy v platném znění.

Vedení tábora předloží pořadateli tábora návrh na personální a organizační zabezpečení tábora a harmonogram přípravy tábora.

V případě, že nekonáme tábor na pravidelném místě, je třeba mít zamluveno místo a tedy vědět termín konání tábora. Ve všech případech platí, že pořadatel spolu s vedením tábora projedná s majitelem areálu tábořiště příp. louky podmínky pronájmu a uzavře s ním písemnou smlouvu o nájmu. U chatových táborů doporučujeme stanovit povinnost majitele tábora zajistit podmínky ve smyslu nařízení zákona č. 258/2000 Sb. O ochraně veřejného zdraví ve znění pozdějších předpisů.

Únor

Pořadatel s konečnou platností rozhodne o pořádání tábora, osobě hlavního vedoucího, hospodáře, zdravotníka. S vedením tábora uzavřeme smlouvy (příkazní, DPP, DPČ, případně hmotná odpovědnost).

 V případě, že pořadatel čerpá na tábor dotaci MŠMT ČR a hlavní vedoucí tábora nemá "osvědčení hlavního vedoucího", zajistí pořadatel hlavnímu vedoucímu absolvování Školení hlavních vedoucích táborů u oprávněného subjektu. Školení musí vedoucí absolvovat do začátku tábora.

 Vedení tábora předloží personální zajištění tábora, pokud tak již nebylo učiněno, bude zajištěna písemná smlouva o nájmu či užívání místa tábora. Vedení tábora se schází s vedoucími a praktikanty tábora na první přípravné schůzce a stanoví termíny dalších schůzek. Na těchto schůzkách připraví program tábora, základní pravidla spolupráce, práva a povinnosti vedoucích a dětí, táborový denní řád, denní režim atp. Rozdělí si také úkoly pro přípravu a vlastní realizaci tábora. 

Březen

Vedení tábora ve spolupráci s pořadatelem stanoví rozpočet tábora včetně účastnického poplatku. V tuto dobu je již zpravidla známa výše případné dotace MŠMT ČR, kterou je možné započítat do rozpočtu tábora.

(Pro KČ YMCA: S čerpáním dotace jsou spojeny povinnosti pořadatele stanovené ve vnitřních organizačních normách a ve smlouvě o poskytnutí dotace mezi YMCA v ČR a provozovatelem tábora.)

Po stanovení účastnického poplatku je možné zahájit propagaci tábora mezi členy sdružení, po školách, v církevních sborech, v místním tisku, na web stránkách apod. Celoročně pracující oddíly předají svým členům přihlášky.

Vedení tábora zhotoví přihlášku dítěte na tábor, která musí obsahovat údaje o táboře (místo, termín, účastnický poplatek), údaje o pořadateli tábora (název sdružení, IČ, adresa sídla), údaje o dítěti (jméno, adresa, rodné číslo), údaje o rodičích (jméno, adresa) a souhlas (podpis) rodičů s účastí na táboře. Je vhodné, aby obsahovala i poučení o platbě a vzájemné smluvní vztahy (práva a povinnosti) rodičů a pořadatele. K přihlášce se přiloží Posudek o zdravotní způsobilosti dítěte k účasti na zotavovací akci a škole v přírodě a Nástupní list dítěte (Zákon č. 258/2000 Sb., ve znění pozdějších přepisů). Přihláška nebo nástupní list musí obsahovat ustanovení vztahující se ke způsobu nakládání osobními údaji, multimediálními záznamy nebo souhlas se způsoby zajištění zdravotní péče na táboře.

Někteří zaměstnavatelé poskytují rodičům dětí příspěvek na tábor (nejčastěji z fondu FKSP). Rodiče dětí příspěvek dostanou na základě pořadatelem vyplněného potvrzení pro zaměstnavatele. Faktury pro zaměstnavatele rodičů doporučujeme vydávat jen na základě písemné objednávky zaměstnavatele s uvedením jeho názvu, sídla a IČ, neboť tyto údaje musí faktura obsahovat.

Duben

S celoročně pracujícími vedoucími, kteří se mají tábora zúčastnit, projedná pořadatel možnost jejich uvolnění ze zaměstnání a případně zašle jejich zaměstnavatelům žádost o uvolnění.

V místě konání tábora navštíví zástupce vedení tábora obecní úřad a informuje o táboře v katastru obce. Dále je nutné dohodnout s majitelem lesa možnost sběru dřeva, zajistit možnost zásobování tábora potravinami na fakturu z místního obchodu, objednat na pile dřevo na táborové stavby, zajistit zdroj pitné vody (pokud není zdrojem veřejný vodovod, je nutné provést laboratorní rozbor) případně provést další ohlášení dle místních specifik (např. odbor ochrany přírody na krajském úřadu, je-li tábor v chráněném území, vojenská posádka, je-li tábor v blízkosti vojenského prostoru, správce vodního toku, je-li tábor na jeho břehu atp.).

Bude-li tábor pořádán v pronajatém areálu včetně stravování, doporučujeme projednat rozsah stravování tak, aby odpovídal hygienickým předpisům a věku dětí. Má-li tábor vlastní bazén, projednají se podmínky jeho využití.

Při jednáních uzavírejte dohody písemnou formou. Předejdete tak případným pozdějším nedorozuměním.

Květen

Je-li tábor umístěn v lese, zajistí vedení tábora povolení vjezdu vozidel na lesní cesty. Obecně na nich platí zákaz vjezdu. Povolení dostane od oblastního závodu Lesů České republiky s.p.

Hlavní vedoucí tábora se seznámí se stavem tábořiště (nejlépe osobní návštěvou).

Vedení tábora provede kontrolu inventáře pro stavbu a program tábora. Zajistí opravy poškozeného vybavení a dokoupení chybějícího, popř. chybějící inventář pronajme. Zajistí vybavení táborové kuchyně a táborové ošetřovny.

Vedení tábora rozešle přihlášeným dětem bližší informace k táboru (sraz, návrat, potřebné vybavení, adresu pro doručování pošty táborníkům). Tyto informace by děti měly dostat přibližně měsíc před začátkem tábora, nejpozději však na konci školního roku.

Vedení tábora seznámí pořadatele s rámcovým programem tábora. Pořadatel za program odpovídá a může do něj v nezbytných případech zasáhnout.

(Pro KČ YMCA: V termínu dle směrnice o hlášení táborů zašle provozovatel na ústředí YMCA "Hlášení o pořádání tábora".)

Pořadatel nejpozději měsíc před konáním tábora oznámí konání tábora územnímu pracovišti Krajské hygienické stanice příslušnému podle místa konání tábora. V případě, že si pořadatel pronajímá táborovou základnu, je vhodné k této povinnosti smluvně zavázat majitele tábora. Vhodné oznámit konání tábora také nejbližší obci – kvůli integrovanému záchrannému systému. Pořadatel zajistí vybavení táborové lékárničky - kontrola obsahu lékárničky může proběhnout bezprostředně před akcí.

 Červen

Pokud se takového poučení ještě nezúčastnili, pořadatel proškolí vedoucí a pracovníky tábora o hygienických požadavcích na tyto akce a o předcházení vzniku a šíření infekčních onemocnění a jiných poškození zdraví (ve smyslu zákona č. 258/2000 Sb, o ochraně veřejného zdraví ve znění pozdějších předpisů). Dále je seznámí se zásadami bezpečnosti práce na táboře, se zásadami požární ochrany a zásadami první pomoci.

Pořadatel uzavře s vedoucími a pracovníky tábora příkazní smlouvy, dohody o hmotné odpovědnosti, případně další dohody nutné k zajištění přípravy a realizace tábora. (S vedením tábora tyto smlouvy uzavřel již v únoru.) Do smlouvy uvede potvrzení o proškolení (viz výše). V případě, že některý z pracovníků tábora pobírá za práci na táboře mzdu, uzavře s ním dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti. Postupuje při tom dle obecně závazných právních předpisů.

Pořadatel rozdá vedoucím a pracovníkům tábora nástupní list pracovníka tábora, který obsahuje potvrzení o způsobilosti práce na táboře (zákon č. 258/2000 Sb. ve znění pozdějších přepisů). Nástupní listy odevzdají vedoucí a pracovníci při nástupu do tábora. Bez tohoto dokladu nesmí na táboře pracovat! Zdravotní potvrzení není nutné u zdravotnických a pedagogických pracovníků, kteří dokládají svou platnou smlouvu. 

Členové občanského sdružení, které je členem České rady dětí a mládeže a účastníci akcí tohoto sdružení jsou pojištěni pro případ úrazu s následkem smrti nebo s trvalými následky, na dobu nezbytného léčení následků úrazu a čas pracovní neschopnosti za dobu léčení následků úrazu pojistnou smlouvou, kterou uzavírá Česká rada dětí a mládeže. Uzná-li provozovatel za vhodné, může účastníky tábora připojistit. Pojistné je v tomto případě nutné zahrnout do rozpočtu tábora. Hlavní vedoucí tábora pořádaného organizací, která je členem ČRDM, je také automaticky zahrnut do pojištění odpovědnosti za škodu. Ostatní vedoucí je možné dopojistit.

 S osobou, která zapůjčí soukromé vozidlo k užívání pro potřeby tábora, uzavře pořadatel dohodu o užívání soukromého vozidla a příkazní smlouvu. Na základě těchto smluv je možné vyplatit náhradu cestovních výloh.

Vedení tábora zajistí dopravu dětí resp. materiálu do tábora a z tábora (autobus, hromadná jízdenka ČD s místenkou, nákladní vozidlo). Děti, jejich rodiče jsou zaměstnanci ČD, budou mít pravděpodobně slevy na jízdném. Zjistěte si proto dopředu, zda některé z dětí nemá tyto slevy.

Hospodáři tábora předá pořadatel provozní zálohu na tábor z pokladny pořadatele. Současně jej poučí o způsobu vedení pokladní knihy.

Hospodář tábora zajistí po dohodě s vedoucím kuchyně nákup potravin na první dny tábora. Po dohodě s kuchařem jsou hotové jídelníčky a nakoupeny základní trvanlivé potraviny.

Červenec

Před odjezdem zkontroluje vedení tábora, zda má všechny potřebné doklady. Po skončení tábora zůstávají doklady u pořadatele, který je povinen zajistit archivaci ve smyslu obecně platných předpisů (zdravotní dokumentace 6 měsíců, účetní doklady 5 let, atd.)

Zdravotník tábora provádí zdravotní zajištění dětí při dopravě dětí na tábor a z něj. V průběhu tábora plní povinnosti vyplývající ze zákona a prováděcích předpisů.

Kontrolu táborů YMCA mohou provádět osoby pověřené pořadatelem, zástupci místní samosprávy, zástupci státního dozoru (hygiena, lesy, ochrana přírody, správce vodního toku, hasiči) a Policie ČR. Uvedené osoby mají volný přístup do tábora. V případě, že provozovatel žádá dotaci MŠMT ČR, mohou provádět kontrolu také pracovníci MŠMT ČR. Při kontrole vždy požadujte sepsat zápis, zvláště při kontrole hygienikem.

V případě úrazu, závažného onemocnění nebo jiné události zásadně ovlivňující chod tábora oznámí hlavní vedoucí tábora tuto skutečnost pořadateli.

Pořadatel odpovídá za jednání vedoucích a za škodu způsobenou účastníky, vedoucími nebo pracovníky tábora. Je povinen neprodleně odstranit nedostatky zjištěné v průběhu kontroly tábora.

Po skončení tábora provede hospodář inventuru zásob a naloží se zásobami dle pokynů hlavního vedoucího tábora. Hospodář uzavře peněžní knihu tábora a předá ji hospodáři pořadatele. Zbylé finanční prostředky z táborové pokladny převede na účet pořadatele tábora.

Září

(Pro KČ YMCA: V termínu dle směrnice o Hlášení táborů zašle provozovatel tábora na ústředí YMCA "Závěrečnou zprávu o pořádání tábora".)

Po skončení tábora provede pořadatel spolu s vedením tábora hodnocení tábora, schválí hospodářskou uzávěrku, zajistí archivaci dokumentace a doporučí případné změny pro přípravu tábora v dalším roce. Hodnocení by mělo proběhnout jak formálně administrativně, tak i v kruhu vedení a pracovníků tábora.

_{© YMCA v ČR | GDPR | Czech version | English version}